การสืบค้นข้อมูลสารสนเทศ

 การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการค้นหาข้อมูลและสารสนเทศ เฉพาะเรื่องที่ผู้ใช้ระบุแหล่งรวบรวมสารสนเทศ เพื่อเป็นประโยชน์ด้านต่างๆ 

วัตถุประสงค์ในการสืบค้นข้อมูล

1. เพื่อทราบรายละเอียดของข้อมูล 

2. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการศึกษาหรือทำงาน

3. เพื่อสร้างการเรียนรู้ให้กับตนเองและผู้อื่น

4. เพื่อตรวจสอบข้อมูล

5. เพื่อการนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในชีวิตประจำวัน

สามารถสืบค้นข้อมูลได้จากแหล่งใดบ้าง

Search  Engine

  หมายถึง เครื่องมือ หรือเว็บไวต์ที่อำนวยความสะดวกในการสืบค้นให้แก่ผู้ใช้ หมายถึง โปรแกรมที่ออกแบบเพื่อเป็นเครื่องมือสำหรับใช้ค้นหาข้อมูลบนเว็บไซต์

แบ่งเป็น 3 ประเภท

1. อินเด็กเซอร์ ( Indexers )

 จะมีโปรแกรมช่วยจัดการหาข้อมูลในการค้นหาหรือที่เรียกว่า Robot วิ่งไปมาในอินเทอร์เน็ตโดยอัตโนมัติ เพื่ออ่านข้อมูลจากเว็บเพจ

ตัวอย่างของเว็บ

- http:// www.altavista.com

- http:// www.hotbot.com

- http:// www.excite.com

2. ไดเร็กเทอรี ( Directories )

 จะใช้การเก็บข้อมูลโดยแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ สามารถเลือกดูหมวดหมู่ใหญ่ แล้วดูหมู่ย่อย โดยจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่ง URL และรายละเอียดของ URL

ตัวอย่างเว็บ

- http:// www.yahoo.com

-  http:// www.looksmart.com

-  http:// www.siamguru.com

3. เมตะเสิร์ช ( Metaseach )

 ใช้หลายวิธีการใช้หาข้อมูล โดยจะรับคำสั่งค้นหาจากเรา แล้วไปยังเว็บไซต์ที่เป็น Search Engine ทำให้เข้าถึงเว็บไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเว็บ

- http:// www.dogpile.com
-  http:// www.profution.com
-  http:// www.thaifind.com

เว็บไซต์ที่ได้รับคำนิยม
Yahoo
  เป็นเว็บไซต์ที่ให้บริการแบบไดเร็กเทอรีเป็้นรายแรกในอินเทอร์เน็ต และมีผู้ใช้งานสูงสุด เพราะมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ
Altavista
 มีฐานข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ โดยมีเว็บเพจอินเด็กซ์ เป็นจำนวนมากกว่า 150ล้านเว็บ เพจที่สามารถใช้หาข้อมูลได้
Excite 
 มัเว็บไซค์จำนวนมาก โยจะทำการค้นหาข้อมูลจาก World wide wed
Hotdoot

 เป็นเว็บไซค์มีจุดเด่นที่สามารถกำหนดเงื่อนไขขั้นสูงได้ง่ายกว่าเครื่องมืออื่นๆ

Go.com

 เป็นเว็บไซคืที่มีการนำเสนอข่าวทันเหตุการณ์ จากแหล่งข่าวต่างๆตลอดจนข่าวด้าานบันเทิงยังมีการรายงานข้อมูลเกี่ยวกับตลาดหุ้น

Lycos

 มีขนาดใหญ่มากมีคลังข้อมูลมากกว่า 1,500,000ไซต์ โดยมีระบบการค้นหาข้อมูลที่รวดเร็ว

Look smart

 เกิดจากชาวออสเตรเลีย 2 คนไม่พอใจต่อการค้นหาข้อมูลในอินเตอร์เนตจึงไปขอความช่วยเหลือจาก Read'Digest ทั้งสองจึงสร้างเว็บไซต์ที่คำนึงถึงความสะดวกของผู้อื่นใช้

WebCrawler

เป็นเว้บไซต์ที่มีคลังข้อมูลอยู่ในระดับปานกลาง จะข้อจำกัดก็คือ ใช้ค้นหาข้อมูลที่เป็นวลีหรือข้อความไม่ได้ ได้เฉพาะเป็นคำๆ

Dog pile

 เป็นเว็บไซต์ประเภทเมตะเสิร์ชที่ใช้งานง่าย

Ask jeeves

 สามารถถามคำถามที่อยากรู้ไปในช่องกรอกข้อความ โดยคลิกปุ่ม Ask แล้ว Ask leeves จะไปทำการค้นหาคำตอบ (Answer)
Profusion
 เป็นแบบเมตะเสิร์ช โดยเราสามารถเลือกได้ว่าใช้ search engine ใดในการค้นหา
Siamguru.com
 ภายใต้สมญานามว่า "เสิร์ชไทยพันธุืแท้" โดยให้บริการค้นหาข้อความแบบธรรมดาและพิเศษ ค้นหาภาพ  ค้นหาเพลง นักร้องต่างๆ โดยใช้เทคนิคที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับการค้นการค้นหาภาษาไทย มีการเก็บข้อมุลใหม่ๆตลอดเวลา

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปแบบเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน

 จำแนกตามการใช้ เป็น 6 แบบ ดังนี้

1) เทคโนโลยีที่ใช้เก็บข้อมูล เช่น ดาวเทียมถ่ายภาพทางอากาศ , กล้องดิจิทอล

2) เทคโนโลยีที่ใช้บันทึกข้อมูล เป็นสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก , จานแม่เหล็ก , บัตรเอทีเอ็ม

3) เทคโนโลยีที่ใช้ประมวลผลข้อมูล ได้แก้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอรื ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์

4) เทคโนโลยีที่ใช้แสดงผลข้อมูล เช่น เครื่องพิมพ์ , จอภาพ

5) เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดทำสำเนาเอกสาร เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร

6) เทคโนโลยีสำหรับถ่ายทอดหรือสื่อสารข้อมูล ได้แก่ ระบบโทรคมนาคม เช่น โทรทัศน์ , วิทยุกระจายเสียง

การใช้อินเทอร์เน็ต

 งานวิจัยพฤติกรรมของนักศึกษา พบว่า นักศึกษาใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อความบันเทิงเนื่องจากเห็นว่ามีความสะดวกสบาย

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับการเรียนการสอน

 -การเรียนรู้แบบออนไลน์ ( e- Learning )

 - บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน ( Computer Assisted Intruction -CAI )

 -วีดีทัศน์ตามอัธยาศัย ( Video on Demand )

 - หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ( E-books)

การเรียนรู้แบบออนไลน์ (e -Leaning )

 เป็นการศึกษาเรียนรู้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ เป็นการเรียนรู้ด้วยตนเองตามความสนใจ โดยเนื้อหาประกอบไปด้วย ข้อความ รูปภาพ เสียง วีดีโอ โดยผู้เรียนและผู้สอนสามารถแลกเปลี่ยนความคิดได้อาศัยเครื่องมือการติดต่อสื่อสาร

บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน

( Computer Assisted Instruction / CAI )

 คือ บทเรียนคอมพิวเตอร์ซึ่งนำเสนอสารสนเทศที่ได้ผ่านกระบวนการสร้างและพิจารณาอย่างดี ซึ่งจะนำเสนอในรูปมัลติมีเดีย ประกอบด้วย อักษร รูปภาพ เสียง โดยอาศัยพฤติกรรมการเรียนรู้( Learning  Behavior) ทฤษฎีการเสริมแรง ( Reinforceme Theory ) โดยมีจุดมุ่งหมายให้ผู้เรียนมีการเรียนที่มีประสิทธิภาพ 

 - วีดิทัศน์ตามอัธยาศัย

  คือ ระบบเรียกดูภาพยนต์ตามสั่งที่จะอำนวยความสะดวก สามารถเลือกดูภาพยนต์ ข้อมูลภาพเคลื่อนไหวพร้อมเสียงได้ตามต้องการดดยสามารถใช้งานนี้ได้จากเครื่องช่วยสื่อสาร ผู้ใช้งานซึ่งอยู่หน้าลูกข่าย สามารถเรียกดูข้อมูลที่เป็นภาพเคลื่อนไหวได้ทุกความต้องการ โดยสามารถย้อนกลับ ( rewind ) หรือกรอไปข้างหน้า ( Forword )

 - หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ( E-book )
  หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถอ่านได้ทางอินเทอร์เน็ต โดยมีเครื่องมือที่จำเป็น คือ ฮาร์ดแวร์ ประเภทเครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพาพร้อมทั้งติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ใช้อ่านข้อความ ลักษณะไฟล์ของ    e-book สามารถเลือกได้ 4รูปแบบ คือ HTML , PDF , PML , XML
 - ห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ ( E- library )
 เป็นแหล่งความรู้ที่บันทึกข้อมูลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและให้บริการสารสนเทศ
  มีคุณสมบัติ คือ
1) การจัดการทรัพยากรสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์
2) ความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศโดยอิเล็กทรอนิกส์
3) ความสามารถในการจัดเก็บ รวบรวมและนำสารสนเทศสู่ผู้ใช้

เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

- สารสนเทศ  หรือ Information หมายถึง  ข้อมูล ข่าวสารที่ได้รับการตีความ จำแนก จัดเป็นหมวดหมู่แล้ว นำมาใช้ในการสื่อสารที่เป็นประโยชน์

- เทคโนโลยีสารสนเทศ   หรือ IT เป็นเทคโนโลยีที่สำคัญ มีความเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ การประมวลผล และการแสดงผลสารสนเทศ

- องค์ประกอบหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศ

  ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

     - เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

     - เทคโนโลยีโทรคมนาคม

1. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  

   จัดเป็นเทคโนโลยีหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศ เนื่่องจากมีการบันทึก การจัดเก็บ การประมวลผล การแสดงผล และการสืบค้นข้อมูล แบ่งย่อยเป็น 2 ส่วน คือ เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และเทคโนโลยีซอฟต์แวร์
- เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ หมายถึง อุปกรณืทุกชนิดที่ประกอบขึ้นเป็นตัวเครื่อง สามารถมองเห็นและสัมผัสได้ ทำงาน 4 ส่วน คือ
  1) หน่วยรับข้อมูล
  2) หน่วยประมวลผลกลาง หรือ ซีพียู
  3) หน่วยแสดงผลข้อมูล ( Output Unit )
  4) หน่วยความจำสำรอง ( Secondary Storage Unit )
- เทคโนโลยีซอฟต์แวร์  
      โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ แบ่งเป็น 2ประเภท คือ
  - ซอฟต์แวร์ระบบ (System Softwear )
 ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง
  - ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ( Application Softwear )
ชุดคำสั่งที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน
2. เทคโนโลยีโทรคมนาคม
    เทคโนดลยีที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันทั่วไป เช่นระบบโทรศัพท์  ระบบดาวเทียม ระบบเครือข่ายเคเบิล
พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการสื่อสาร
ยุคที่ 1  การประมวลผลข้อมูล มีวัตถุประสงค์เพื่อการคำนวณและการประมาลผล
ยุคที่  2  การบริหารจัดการ  มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการตัดสินใจ ควบคุบการดำเนินงาน
ยุคที่  3  การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ มีการใช้ในการช่วยตัดสินใจจำหน่ายงานไปสู่ความสำเร็จ
ยุคที่  4  ยุคปัจจุบัน มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารโทรคมนาคมเป็นเครือข่ายในการช่วยจัดทำระบบสารสนเทศ
ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการศึกษา
1. ให้ความรู้ เกิดความคิดและความเข้าใจ
2.  ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3.  ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4.  ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
5.  เพื่อให้งานบริหารมีระบบ

คอมพิวเตอร์และระบบคอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์หมายถึง เครื่องมือหรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ด้วยคำสั่ง ชุดคำสั่ง หรือ โปแกรมต่างๆ สามารถเชื่อมต่อกันเป็นเครือข่ายได้หลายแบบ ลักษณะเด่นของคอมพิวเตอร์คือมีศักยภาพสูงในการคำนวณ ประมวลผล ข้อมูลที่เป็นทั้งตัวเลข รูปภาพ ตัวอักษร และเสียง

ส่วนประกอบสำคัญของคอมพิวเตอร์
-คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์
หมายถึง ส่วนที่ประกอบเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 5 ส่วนคือ

ส่วนที่1 หน่วยรับข้อมูลเข้า (Input unit) เป็นวัสดุอุปกรณ์ที่นำมาเชื่อมต่อ ทำหน้าที่ป้อนสัญญาณ เข้าระบบเพื่อกำหนดให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามความต้องการ ได้แก่
- แป้นอักขระ (Keyboard)
- แผ่นซีดี (CD-rom)
- ไมโครโฟน (Microphone) เป็นต้น

ส่วนที่2 หน่วยประมวลผลกลาง (Centerl Processing Unit)
ทำหน้าที่เกี่ยวกับการคำนวณทั้งทางตรรกยะ และคณิตศาสตร์ รวมถึงการคำนวณข้อมูลตามคำสั่งที่ได้รับ

ส่วนที่3 หน่วยความจำ (Memory Unit)
ทำหน้าที่เก็บข้อมูลหรือคำสั่งที่ส่งจากหน่วยรับข้อมูลเพื่อเตรียมส่งไปประมวลผลยังหน่วยประมวลผลกลางและเก็บผลรับที่ได้จากการประมวลผลแล้วเพื่อเตรียมส่งไปหน่วยแสดงผล

ส่วนที่4 หน่วยแสดงผล (Output Unit)
ทำหน้าที่แสดงข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ทำการประมวลผล หรือผ่านคำนวณแล้ว

ส่วนที่5 อุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ (Peripheral Equipment)
เป็นอุปกรณ์ที่นำมาต่อพ่วงเข้ากับข้อมูลคอมพิวเตอร์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น เช่น โมเด็ม (Modem) แผงวงจรเชื่อมต่อเครือข่าย เป็นต้น

ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์
1.มีความเร็วในการใช้งานสูง สามารถประมวลผลคำสั่งได้รวดเร็ว เพียงชั่ววินาที จึงใช้ในงานคำนวณต่างๆได้อย่างรวดเร็ว
2.มีประสิทธิภาพในการทำงานสูง ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ใช้แทนกำลังคนได้มาก
3.มีความถูกต้องแม่นยำ ตามโปรแกรมสั่งงานและข้อมูลที่ใช้
4.เก็บข้อมูลได้มาก ไม่เปลืองเนื้อที่เก็บเอกสาร
5.สามารถโอนย้ายข้อมูล จากเครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ผ่านระบบเครือข่ายได้อย่างรวดเร็ว ช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งาน

ระบบคอมพิวเตอร์
หมายถึง กรรมวิธีที่คอมพิวเตอร์ ทำการใดๆกับข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ตามความประสงค์ของผู้ใช้งานให้มากที่สุด เช่น ระบบเสียภาษี ระบบทะเบียนราษฎร์ ระบบทะเบียนการค้า ระบบเวชระเบียนของโรงพยาบาล เป็นต้น
การเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ สามารถเข้าถึงได้ โดยการตรวจสอบจากการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์ จากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์
ระบบคอมพิวเตอร์ที่สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน ดังนี้
1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หรือส่วนเครื่อง
2.ซอฟแวร์ (Software) หรือส่วนชุดคำสั่ง
3.ข้อมูล (data)
4.บุคลากร (peopleware)

ฮาร์ดแวร์
หมายถึง ตัวเครื่องและอุปกรณ์ส่วนต่างๆที่เราสามารถสัมผัสและจับต้องได้ ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย 4 ส่วน ดังนี้
1.ส่วนประมวลผล (Processor)
2.ส่วนความจำ (Memory)
3.อุปกรณ์รับเข้า-รับออก (Input output Device)
4.อุปกรณ์หน่วยเก็บข้อมูล (Storage Device)

ส่วนที่1 CPU
CPU เป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ที่เปรียบเสมือนสมอง
มีหน้าที่หลักในการควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ ประมวลผลและเปรียบเทียบข้อมูล โดยทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลดิบและแปลงให้เป็นสาระสนเทศ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้  ความสามารถของ CPUนั้น พิจารณาจากความเร็วของการทำงาน การรับส่งข้อมูล อ่านและเขียนข้อมูล ในหน่วยความจำ ความเร็วของซีพียู ขึ้นอยู่กับตัวให้จังหวะที่เรียกว่า สัญญาณนาฬิกา เป็นความเร็วของจำนวนรอบสัญญาณใน 1 วินาที มีหน่วยเป็น เฮิร์ตซ์ (Hertz) เช่น สัญญาณความเร็ว 1 ล้านรอบใน 1 วินาที เทียบเท่าความเร็วสัญญาณนาฬิกา 1 จิกะเฮิร์ตซ์ (GHz)

ส่วนที่2 หน่วยความจำ (Memory)
จำแนกออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1.หน่วยความจำหลัก (Mian memory)
2.หน่วยความจำสำรอง (Secondary storge)

1.หน่วยความจำหลัก (Main memory)
เป็นหน่วยเก็บข้อมูล และคำสั่งต่างๆของเครื่องคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย
ชุดความจำข้อมูลที่สามารถบอกตำแหน่งที่เก็บข้อมูลหรือคำสั่ง ข้อมูลจะถูกนำไปเก็บไว้  และสามารถนำออกมาใช้ในการประมวลผลภายหลัง โดยCPUทำหน้าที่ในการนำข้อมูลเข้าและนำออกจากหน่วยความจำ
การทำงานของคอมพิวเตอร์ ต้องใช้พื้นที่ของหน่วยความจำในการทำงานประมวลผลและเก็บข้อมูล ขนาดของความจุของหน่วยความจำ คำนวนได้จากค่าจำนวนพื้นที่ที่สามารถใช้ในการเก็บข้อมูล จำนวนพื้นที่คือจำนวนข้อมูล และขนาดของโปรแกรมที่สามารถเก็บข้อมูลได้สูงสุด พื้นที่หน่วยความจำที่มาก จะทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้เร็วยิ่งขึ้น

หน่วยประมวลผลกลาง (CPU)
หน่วยประมวลผลกลาง หรือ CPU มีความหมายทางด้านฮาร์ดแวร์ 2 อย่าง คือ
1.ชิป (chip) ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์
2.ตัวกล่องเครื่อง ที่มี CPU บรรจุอยู่

1.หน่วยความจำหลัก
แบ่งได้ 2 ประเภทคือ หน่วยความจำแบบ "แรม" (RAM) และหน่วยความจำแบบ "รอม" (ROM)
1.1 หน่วยความจำแบบ"แรม"
(RAM = Random Access Memory) เป็นหน่วยความจำที่ต้องอาศัยกระแสไฟฟ้า เพื่อรักษาข้อมูล ข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลจะถูกเก็บไว้ชั่วคราวขณะทำงาน ข้อมูลที่อยู่ในหน่วยความจำ จะอยู่ได้นานจนกว่าจะปิดเครื่อง หรือไม่มีกระแสไฟฟ้าป้อนให้กับเครื่อง เราเรียกหน่วยความจำประเภทนี้ว่า หน่วยความจำแบบลบเลือนได้ (Volatile Memory)

1.2 หน่วยความจำแบบ"รอม" (ROM = Read Only Memory) เป็นหน่วยความจำที่ใช้เก็บโปรแกรมหรือข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่ถาวรไม่ขึ้นกับไฟฟ้าที่ป้อนให้กับวงจร ยอมให้ซีพียูอ่านข้อมูลหรือโปรแกรมไปใช้งานอย่างเดียว ไม่สามารถเขียนข้อมูลไปเก็บไว้ได้โดยง่าย ส่วนใหญ่ใช้เก็บโปรแกรมควบคุม เราเรียกหน่วยความจำประเภทนี้ว่า หน่วยความจำแบบไม่ลบเลือน (Nonvolatile Memory)

หน่วยความจำสำรอง (Secondary Memory Unit)
หน่วยความจำสำรอง หรือหน่วยเก็บข้อมูลรอง เป็นหน่วยเก็บที่สามารถรักษาข้อมูลได้ตลอดไปหลังจากการปิดเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว
หน่วยความจำรองมีหน้าที่หลักคือ
1.ใช้ในการเก็บข้อมูล หรือสำรองข้อมูลเพื่อใช้ในอนาคต
2.ใช้ในการเก็บข้อมูล โปรแกรมไว้อย่างถาวร
3.ใช้เป็นสื่อในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง

ประโยชน์ของหน่วยความจำสำรอง
หน่วยความจำสำรองจะช่วยแก้ปัญหาการสูญหายของข้อมูลอันเนื่องมาจากไฟฟ้าดับเพราะข้อมูลต่างๆที่ส่งเข้ามาประมวลผล เมื่อเรียบร้อยแล้วผลลัพธ์ที่ได้จะถูกนำไปเก็บในความจำหลักประเภทแรม หากปิดเครื่องหรือมีปัญหาทางไฟฟ้าอาจทำให้ข้อมูลสูญหาย จึงจำเป็นต้องมีหน่วยความจำรอง เพื่อนำข้อมูลจากหน่วยความจำแรมมาเก็บไว้ใช้ทำงานในครั้งต่อไป หน่วยความจำประเภทนี้ ส่วนใหญ่จะพบในรูปของสื่อที่ใช้ในการบันทึกภายนอก เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นบันทึก ชิปดิสก์ ซีดีรอม ดีวีดี เทปแม่เหล็ก หน่วยความจำแบบแฟลช หน่วยความจำรองนี้ ถึงจะมีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ก็ยังสามารถทำงานได้ปกติ

ส่วนแสดงผลข้อมูล
ส่วนแสดงผลข้อมูล คือส่วนที่แสดงข้อมูล จากสัญญาณไฟฟ้าในหน่วยประมวลผลกลางให้เป็นรูปแบบที่คนเราสามารถเข้าใจได้ อุปกรณ์ที่แสดงผลข้อมูล ได้แก่ จอภาพ (Monitor , Screen) เครื่องพิมพ์ (Printer) เครื่องพิมพ์ภาพ (Ploter) และลำโพง (Speaker) เป็นต้น

บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (Peopleware)
บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ หมายถึง คนที่มีความรู้ความสามารถในการใช้หรือควบคุมให้การใช้คอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างราบรื่น อาจจะประกอบด้วยคนเพียงคนเดียว หรือหลายคนช่วยกันรับผิดชอบโครงสร้างของหน่วยงานคอมพิวเตอร์

ประเภทของบุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE)
1.ฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
2.ฝ่ายเกี่ยวกับโปรแกรม
3.ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่องและบริการ

บุคลากรในหน่วยงานคอมพิวเตอร์
1.หัวหน้าหน่วยงานคอมพิวเตอร์ (EDP Manager)
2.หัวหน้าฝ่ายวิเคราะห์และวางแผนระบบงาน (System Analyst หรือ SA)
3.โปรแกรมเมอร์ (Programmer)
4.ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator)
5.พนักงานจัดเตรียมข้อมูล (Data Entry Operator).
-นักวิเคราะห์ระบบงาน
ทำการศึกษาระบบงานเดิม ออกแบบระบบงานใหม่
-โปรแกรมเมอร์
นำระบบงานใหม่ที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้มาสร้างเป็นโปรแกรม
-วิศวกรระบบ
ทำหน้าที่ออกแบบ สร้าง ซ่อมบำรุง และดูแลรักษาฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ให้สามารถทำงานได้ตามความต้องการ
-พนักงานปฏิบัติการ
ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ หรือภารกิจประจำวัน ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์

1.ผู้จัดการระบบ (System Manager)
คือ ผู้วางนโยบายการใช้คอมพิวเตอร๋ให้เป็นไปตามเป้าหมายของหน่วยงาน
2.นักวิเคราะห์ระบบ (Systen Analyst)
คือ ผู้ที่ศึกษาระบบงานเดิมหรืองานใหม่ และทำการวิเคราะห์ความเหมาะสม ความเป็นไปได้ในการใช้คอมพิวเตอร์กับระบบงาน เพื่อให้โปรแกรมเมอร์เป็นผู้เขียนโปรแกรมให้กับระบบงาน
3.โปรแกรมเมอร์ (Programmer)
คือ ผู้เขียนโปรแกรมสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ โดยเขียนแผนผังที่นักวิเคราะห์ระบบและเขียนไว้
4. ผู้ใช้ (USER)
คือ ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป ซึ่งต้องเรียนรู้วิธีการใช้เครื่อง และวิธีการใช้งานโปรแกรม เพื่อให้โปรแกรมที่มีอยู่สามารถทำงานได้ตามที่ต้องการ

ซอฟแวร์ (Software)

ซอฟต์แวร์คือ การลำดับขั้นตอน การทำงานของคำสั่งที่จะทำหน้าที่สั่งคอมว่าจะให้ทำอะไร เป็นชุดของโปรแกรมหลายๆโปรแกรมนำมารวมกัน ให้สามารถทำงานได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ตามที่ต้องการ เรามองไม่เห็นหรือสัมผัสไม่ได้แต่เราสามารถสร้าง จัดเก็บ นำข้อมูลมาใช้งานหรือเผยแพร่ได้ด้วยสื่อหลายชนิดเช่น แผ่นบันทึก แผ่นซีดี แฟร็ชไดฟ์ ฮาร์ดดิสก์ เป็นต้น

หน้าที่ของซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าไม่มีซอฟต์แวร์ เราไม่สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำอะไรได้เลย ซอฟต์แวร์สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกไดเป็นหลายประเภท

ประเภทของซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์แบ่งเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆคือ
ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)
และ ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ

1.ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)
ซอฟต์แวร์ระบบเป็นโปรแกรมที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดระบบหน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบ คือ ดำเนินงานพื้นฐานต่างๆของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกมายังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรอง

System Software หรือโปรแกรมระบบที่รู้จักกะนดีก็คือ DOS, Windows, Unix, Linux รวมทั้งโปรแกรมแปลคำสั่งที่เขียนในภาษาระดับสูง เช่น ภาษา basic, Fortran, Pascal, Cobol, C เป็นต้น
นอกจากนี้โปรแกรมที่ใช้ในการตรวจสอบระบบเช่น Norton's Utilities ก็นับเป็นโปรแกรมสำหรับระบบด้วยเช่นกัน

หน้าที่ของซอฟต์แวร์ระบบ
1) ใช้ในการจัดการหน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออก เช่น รับรู้การกดแป้นต่างๆ บนแผงแป้นอักขระ ส่งรหัสตัวอักษรออกทางจอภาพหรือเครื่องพิมพ์ ติดต่อกับอุปกรณ์รับเข้าและส่งออกอื่นๆ เช่น เม้าส์ ลำโพง เป็นต้น
2) ใช้ในการจัดการหน่วยความจำ เพื่อนำข้อมูลจากแผ่นบันทึกมาบรรจุยังหน่วยความจำหลัก หรือในทำนองกลับกัน คือนำข้อมูลจากหน่วยความจำหลักมาเก็บไว้ในแผ่นบันทึก
3) ใช้เป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น เช่น การขอดูรายการในสาระบบ (directory) ในแผนบันทึก การทำสำเนาแฟ้มข้อมูล
ซอฟต์แวร์ระบบพื้นฐานที่เห็นทั่วไป แบ่งออกเป็น
ระบบปฏิบัติการและตัวแปลภาษา